Lief dagboek,

Vergeleken met de hitte van de afgelopen periode, lijkt het nu af en toe herfst. Eerlijk is eerlijk, deze temperatuur maakt het werken voor mij wel iets aangenamer. Maar die flinke regen-, hagel- en onweersbuien belemmeren mijn werk af en toe, om nog maar te zwijgen van de harde wind die soms opsteekt. Maar zoals Johan Cruijff het al zo filosofisch verwoordde met zijn Amsterdamse tongval: “Elk nadeel heb se voordeel” en zo was dat ook vandaag voor mij.

Vandaag was ik bij een bedrijf dat de naam Veni Vidi Exit Excel op de gevel heeft staan. Ik weet eigenlijk niet wat hun core business is, maar het bedrijf fascineert mij altijd vanwege de oud Romeinse uitstraling van het gebouw en de wijze waarop zij als organisatie bij mij overkomen, namelijk als traditioneel. Het is een gebouw dat uit slechts 2 verdiepingen bestaat, dus de ladder volstaat om alle ramen een flinke opfrisbeurt te geven. Dat is weer een meevaller. Ik kan je namelijk verzekeren dat je niet alleen zeebenen nodig hebt wanneer je je op het water begeeft, maar ook met een flinke windkracht heb je wel iets aan die stevige benen als je je in een glazenwassersbakje op hoogte bevindt.

Terwijl ik de benodigde spullen uit mijn bus haal, zie ik al dreigende wolken deze kant op komen. Het is echter nog droog, dus ik probeer zo ver mogelijk te komen met mijn werkzaamheden. Daarnaast is er nog geen code rood afgegeven en een stoere glazenwasser als ik, kan wel wat hebben. Vol goede moed til ik de ladder op mijn schouder en loop ermee naar de verste hoek van het gebouw. Na mijzelf ervan verzekerd te hebben dat de ladder stevig en veilig genoeg tegen het gebouw staat – de wind begint namelijk al wat toe te nemen -, klim ik erop en begin de eerste ramen te boenen.

Dit gebouw heeft geen kantoortuinen of glazen wanden, maar bestaat voornamelijk uit aparte kamers. Misschien is het wel daarom dat mij na verloop van tijd iets begint op te vallen. Ik zie namelijk steeds dezelfde persoon diverse kamers in- en uitlopen. Nu hoeft dat op zich niet zo bijzonder te zijn, ware het niet dat zijn gedragingen steeds geïrriteerder begonnen over te komen en dit miste ook zijn uitwerking op de bezochte collega’s niet. Waar hij in de 1^e kamer nog rustig binnenliep om iets aan de aanwezige personen daar te vragen, oogde hij na zo’n 15 minuten en 4 kamers verder precies hetzelfde als de inmiddels zeer dreigende lucht die boven ons hing. Op het laatst oogde hij zelfs zo vreselijk boos en geïrriteerd, dat ik er stilletjes in mezelf om moest lachen. Niet vanwege de man zelf of de blijkbaar vervelende situatie waar hij mee te maken had. Nee, in gedachten kwam namelijk opeens een beeld bij mij op van deze man die tegenover Rico Verhoeven stond terwijl ze een staredown hielden. En hoewel ik een groot fan ben van Rico, achtte ik hem nagenoeg kansloos als hij nu in deze situatie tegenover deze man had gestaan.

Mijn beeld van deze staredown wordt ruw verstoord door een felle bliksemschicht met snel daarna een harde donder. Vrijwel meteen barst het los met dikke vette druppels, terwijl het onweer zich ook duidelijk boven ons bevindt. Tijd om snel beschutting op te zoeken en te wachten tot de bui weer over is. Als ik in de buurt van mijn bus kom – deze staat in de buurt van de ingang van het kantoor geparkeerd -, hoor ik iemand bij de deur roepen “Donny, kom snel binnen voor een kop koffie en beschutting”. Dit aanbod neem ik dankbaar in ontvangst en ik haast mij dan ook naar binnen waar ik vriendelijk wordt verwezen naar de koffieautomaat. Daar aangekomen blijk ik niet de enige te zijn die toe is aan een warme drank. Zo staat daar ook de man die ik zojuist nog boven hevig geïrriteerd rond had zien lopen. We begroeten elkaar en terwijl ik mijn inmiddels gevulde beker uit de automaat wil pakken, zegt de man dat hij wel toe was aan een kop koffie en korte pauze. Terwijl we samen naar buiten kijken hoe het onweer en de regen nog steeds in alle hevigheid gaande zijn, begint de man uit zichzelf te vertellen dat hij nogal geïrriteerd was omdat het niet ging zoals hij wilde. Hij blijkt een teamleider te zijn met de opgave om binnenkort weer de jaarlijkse gesprekken met zijn mensen te voeren. Dat vindt hij een belangrijke en serieuze aangelegenheid en hij bereidt zich daar dan ook graag goed op voor. Hij mist daarin echter de juiste ondersteunende middelen, gaf hij aan. “Hoe kan ik nu gedegen gesprekken voeren met mijn medewerkers, als ik niet alle relevante informatie van de afgelopen periodes tot mijn beschikking heb? Ik ben gewend alles altijd op te schrijven en te bewaren, zodat we kunnen zien wat er reeds is besproken, hoe het over een bepaalde periode is gegaan, of er vooruitgang is of niet, wat gemaakte afspraken en beloftes zijn, etc. Maar die informatie blijkt nu incompleet te zijn en ten dele zelfs zoek.” Op mijn vraag hoe dat kan en op welke wijze die informatie wordt verwerkt, geeft de man aan dat ze daarvoor met Excel werken. “Echt een prima programma met heel veel goede mogelijkheden en functionaliteiten, maar je moet het wel voor de juiste doeleinden inzetten. Eerder werden alle gespreksverslagen en notities e.d. uitsluitend schriftelijk op papier gezet en in mappen bewaard, dus het gebruik van Excel werd al als een digitale vooruitgang gezien. Maar”, vervolgt de teamleider zijn verhaal, “er zitten de nodige risico’s en beperkingen aan vast. En dat ervaar ik niet als enige, maar mijn collega leidinggevenden hoor ik er ook steeds meer over. Zo wordt het creëren van gedegen managementinformatie gemist en dan met name de overzichtelijke gegevens op bijvoorbeeld afdelingsniveau of organisatieniveau. Ook kunnen wij er niet alle informatie in kwijt die wij er wel in zouden willen verwerken en die van grote relevantie is. Om nog maar te zwijgen van het dus blijkbaar zoek kunnen raken van bepaalde bestanden; iets waar ik vanmorgen mee werd geconfronteerd en mijn irritatie over deze gehele werkwijze flink deed toenemen. En nogmaals, Excel is een geweldig programma, maar je hebt er wel een gedegen kennis van nodig om er echt goed mee te kunnen werken en eruit te halen wat ermee mogelijk is. Terwijl onze behoeftestelling op een ander vlak ligt en ik weet dat daar prima digitale systemen voor zijn die juist zeer eenvoudig, gebruiksvriendelijk, efficiënter en effectiever werkzaam zijn. Vanuit mijn vorige baan bij een andere organisatie heb ik daar ook mee gewerkt en dat was fantastisch. De techniek is toch immers ontworpen om faciliterend aan ons werk te zijn en het ons daardoor op onderdelen gemakkelijker te maken?” vraagt de man tot slot terwijl hij mij aankijkt. Ik antwoord hem dat ik ook denk dat dat inderdaad wel het geval is of op zijn minst zou moeten zijn. En hoewel ik geen mensen in dienst heb en daarom geen gesprekken hoef te voeren, kan ik mij er alles bij voorstellen dat je graag een goed en eenvoudig werkend systeem tot je beschikking hebt. Ik schets hem het voorbeeld van het systeem waar ik mee werk ivm mijn facturatie, administratie, voorraadbeheer, etc. Waar ik voorheen veel tijd kwijt was aan dat alles te registeren en verwerken, kost het mij nu nog maar een fractie van die tijd en werk ik er met meer plezier mee omdat het dat aspect van mijn werk zoveel eenvoudiger heeft gemaakt. “Precies”, zegt de man, “dat is nu exact datgene wat ik bedoel.”

Buiten klaart het op en is het weer droog. Ook de teamleider naast mij lijkt zichtbaar wat opgeklaard te zijn nu hij zijn verhaal heeft gedaan. Monter geeft hij aan dat hij nu meteen een voorstel op papier gaat zetten voor de directie, met als doel ze te overtuigen om zo’n digitaal systeem aan te gaan schaffen. “Het is immers 2019, de hoogste tijd voor de digitale vooruitgang.” Met een glimlach op zijn gezicht zegt hij mij gedag en loopt terug naar zijn werkplek.

Ook ik ga weer aan het werk om de laatste ramen schoon te maken. Dankzij de hevige regen van zojuist is er gelukkig al de nodige vuiligheid van de ramen gespoeld, waardoor ik sneller klaar ben met de reiniging van de ramen. Dat is fijn, want zo kan ik hierna thuis meteen nog even achter de computer om mijn administratie bij te werken. En na dat gesprek van zojuist kijk ik daar met nog meer plezier naar uit dan dat ik doorgaans al doe. Waar een flinke bui al niet goed voor kan zijn.

Doeidoei,
Donny de glazenwasser

#DPM
#digitalepersoneelsmonitor
#gahetgesprekmetelkaaraan
#strategischpersoneelsbeleid
#SPP
#weetwaterspeeltopdewerkvloer
#leerelkaarechtkennen
#onbenutpotentieel